Arbeitsmappen übergreifende Verknüpfungen und VerbundDiagramme in Microsoft Excel

Im vorigen BlogBeitrag

Anzahl und Prozente automatisch berechnen – unterschiedliche Zellbezüge – Formeln kopieren – in Microsoft Excel

habe ich dir gezeugt, wie ich die Tabelle zu meiner Studie angelegt habe – und auch erste Berechnungen von Anzahl und Prozenten – mit allgemeinen Erklärungen zu Formeln und was beim Kopieren passiert – sowie auch, wie man absolute Zellbezüge erstellt.

Heute machen wir den nächsten Schritt und ich zeige dir, wie man einfach und schnell schöne VerbundDiagramme erstellen kann. Noch als ZusatzInfo – nicht nur Chefs lieben Diagramme – ich hatte damit jahrelang meine Bankbetreuerin ruhig gestellt, als sich unser Minus damals nicht verkleinern wollte 😉

Also sie hatte meine Situation ja verstanden, aber sie musste es ihren Chefs gegenüber argumentieren – und ab dem Moment, wo ich unsere Finanzen als VerbundDiagramme aufzeigte, waren unsere jährlichen Sitzungen gleich viel entspannter.

Sie „wirken“ aber nur dann Wunder, wenn sie auch wirklich Sinn machen 😉

Ok – kommen wir zuerst mal zu den mappenübergreifenden Verknüpfungen. Ich hatte mit einfachen Diagrammen begonnen – dann fiel mir ein, dass es schon eine alte Datei gab, wo aktuelle Zahlen drinnen waren (brauchte ich für die letzte Version des eBooks) – und kam dann eben auf die Idee, die beiden zu verbinden.

Zuerst mal ganz normale

Diagramme

In meinem speziellen Fall war die Überlegung – für die Definitionsbereiche ein KreisDiagramm – und für die Typen ein BalkenDiagramm – für die Zentren dann übereinander gestapelte Balken – und so schauts dann aus.

Falls du noch nie ein Diagramm gemacht hast – hier auch noch kurz die Anleitung:

  • Du markierst den Bereich, der im Diagramm berücksichtigt werden soll
  • Danach klickst du auf Einfügen
  • Dort wählst du das Diagramm aus, welches dir zusagt
  • Abschließend kannst du das noch beliebig gestalten, wobei dabei wichtig ist
    • wenn du das Diagramm anklickst, gestaltest du das ganze Diagramm
    • wenn du eine Säule/Balken oder KreisSegment nochmals anklickst, dann nur diesen Teil
    • du gestaltest immer den jeweils markierten Bereich

Nachdem du das Diagramm eingefügt hast, kannst du zum Beispiel

Farben und Darstellung ändern

Überlegungen zu ZentrenDefinitionen

Dafür hab ich jetzt ein paar Zwischenschritte eingeschoben – hab mir die Daten der einzelnen Zentren in einen eigenen Bereich rüber geholt – die bewusst und unbewusst definierten Zentren trage ich händisch ein – aber dort lasse ich dann noch ausrechnen, wie viele Zentren offen bleiben.

Ich habe sicherheitshalber auch eine Kontrollspalte angelegt, um zu überprüfen, ob die jeweiligen Summen stimmen. Bei Zentren und autom. hole ich automatisch die Werte aus den jeweiligen Zellen rüber – damit die bei Änderungen dann auch automatisch angepasst werden.

Um jetzt das Diagramm zu erstellen, habe ich einfach die 3 Bereiche markiert (mit gedrückter STRG-Taste)

  • ZentrenNamen in Spalte AT
  • bewusst und unbewusst in Spalte AV + AW
  • offen in Spalte AZ

jeweils die Überschriften und die entsprechenden Zahlen – und danach übereinander liegende Säulen ausgewählt.

Diagramm als eigenes Blatt

  • Das Diagramm mit der rechten Maustaste anklicken – oder oben im Menü Entwurf
  • Diagramm verschieben
  • als eigenes Blatt & Name vergeben

nachträglich Datenreihen einfügen

  • Menüpunkt oder rechte Maustaste
  • zusätzliche Daten auswählen
  • Hinzufügen
  • Reihenname angeben
  • Bereich auswählen
  • VerbundDiagramm auswählen
  • bei der neuen Datenreihe die andere Darstellungsform auswählen
  • und dann auch = SekundärAchse = 2. Achse

Warum hab ichs nachträglich eingefügt? Weil du dabei auch Daten aus einer anderen Mappe direkt reinholen kannst. Hiermit kommen wir zu den

Arbeitsmappenübergreifende Verbindungen

Klingt jetzt tragischer, als es ist

  • Öffne beide Arbeitsmappen
  • Gib dort, wo der Wert der anderen Arbeitsmappe hinkommen soll ein = ein
  • Dann klicke in der anderen Arbeitsmappe auf die Stelle, wo der Wert steht, den du herüber holen möchtest

Selbstverständlich kannst du diese „Formel“ dann auch wieder runter kopieren 😉

Und wenn du die beiden Fenster nebeneinander legen möchtest, kannst du das unter

  • Ansicht
  • alle anordnen
  • vertikal

Und selbstverständlich kannst du das auch in Berechnungen mit verwenden – also arbeitsmappenübergreifende Formeln erstellen, die sich dann automatisch ver.ändern, sobald sich einer der Werte in den jeweiligen Arbeitsmappen ändert.

Weiteres praktisches Beispiel für derartige Tabellen oder Arbeitsmappen übergreifende Formeln = der monatliche Übertrag in meine E/a-Rechnung.

Das wars dann auch schon 😉

Viel Spaß beim Ausprobieren toller neuer Varianten.


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